Dokumente verwalten mit Windows 2008 R2 und Sharepoint 2010 (Teil 1) – Dokumentenklassifizierung unter Windows 2008 R2

Einer der größten Vorteile von Sharepoint gegenüber dem Dateisystem ist das Unterstützen von nahezu beliebig vielen Metadaten zu Dokumenten. Also Daten, die im eigtl. Dokument gar nicht vorhanden sind. Diese Metadaten können für die Suche, aber auch für das Verwalten der Dokumente verwendet werden (Ansichten, zusätzliche Informationen, etc..)

Dennoch werden in vielen Fällen Dokumente sowohl in Sharepoint, als auch im Dateisystem abgelegt. Das hat zur Folge, dass beim evtl späteren Upload zu Sharepoint Bibliotheken mit viel Mühe Metadaten nachgepflegt werden müssen. Das muss seit Windows 2008 bzw. insbesondere seit Windows 2008 R2 kein Problem mehr sein. Hier können ebenso Metadaten (sogar automatisiert) vergeben werden und sind in Sharepoint wiederverwendbar.

Windows 2008 R2 – Ressourcenmanager

Windows 2008 R2 kann mit Hilfe des Ressourcenmanagers eine Klassifizierung der Dokumente vornehmen.

Diese Funktion muss als Rollendienst zu den Dateidiensten hinzugefügt werden.

Innerhalb des Ressourcenverwaltung befindet sich nun die Möglichkeit Klassifizierungseigenschaften zu definieren und per Klassifizierungsregeln den Dokumenten zuzuweisen.

Klassifizierungseigenschaften entprechen dabei Metadaten in Sharepoint und werden beim Upload übernommen.

Klassifizierungseigenschaften

Zunächst müssen die zu vergebenden Eigenschaften definiert werden. Die Konfiguration ist denkbar einfach und selbstredend. Die Eigenschaften können wahlweise Ja/Nein, Text, Zahlen usw sein.

Klassifizierungsregeln

Per Regel vergibt die Ressourcenverwaltung die Klassifizierungseigenschaften. So können beispielsweise Klassifizierungen über alle Dokumente ortsabhängig (alle Dokumente unterhalb eines Ordners und Unterordner)

oder auch inhaltsabhängig vergeben werden.

Wie man hier sieht, kann die Regel auch deutlich komplexer ausfallen, wie z.B. mit Hilfe von RegularExpressions.

! Achtung: Im Falle Regular Expression: Es ist wichtig hier auch “RegularExpression” einzutragen. Bei vielen Dokumenten kann sich das auch nachteilig auf die Performance auswirken.

Die Inhalte, die hier durchsucht werden können, sind im Großen und Ganzen jedes Office, Text und Webdokument, sowie auch TIFF Bilder. Die Schrifterkennung bzw. iFilter ist Windows 2008 bereits eingebaut und muss lediglich installiert werden.

Abschließend muss noch ein Plan festgelegt werden , wann und wie oft Windows die Dokumente klassifizieren soll und in welcher Form der Bericht geliefert werden soll. Die Klassifizierung läßt sich aber auch sofort durchführen.

Öffnet man das Dokument in Office etwa, kann man sich erweiterten Eigenschaften anzeigen lassen.

weiter gehts mit Teil 2: Inhaltsregeln organisieren Dokumente – Sharepoint Content Organizer

No related posts.