Dokumente verwalten mit Windows 2008 R2 und Sharepoint 2010 (Teil 2) – Mit Inhaltsregeln Dokumente organisieren

Wie wir bereits im Teil1 Dokumentenklassifizierung unter Windows 2008 R2 festgestellt haben, lassen sich unter Windows 2008 R2 Dokumente automatisiert mit Metatags versehen. Die Gute Nachricht ist nun, daß Sharepoint 2010 diese Informationen direkt übernehmen kann.

Die Spalten müssen allerdings vorab angelegt worden sein. Wie man in dem Screenshot sieht, wurden die Metainfos aus Windows 2008 R2 übernommen.

Inhaltsorganisation – Content Organizer

Sharepoint 2010 hat hier allerdings noch mehr auf Lager. Bisher war es in Sharepoint 2007 durch das Datensatzrouting (Datenarchiv) möglich Dokumente in eine bestimmte Bibliothek zu routen. Mit Sharepoint 2010 ist diese Funktion um einiges ausgebaut worden. Um diese neuen Funktionen zu aktivieren, muss allerdings das Websitefeature “Inhaltsorganisation” aktiviert werden.

Einstellungen für Inhaltsregeln

Danach stehen unter anderem folgende Einstellungen zur Verfügung:

1. Einstellungen für Inhaltsregeln 
   - automatische Versionierung für mehrfach übermittelte Dokumente
   - Partitionierung von Ordner durch Angabe der Limits pro Ordner
   - Erzwingen des Hochladens in die Ablagebibliothek

Inhaltsregeln

Die Inhaltsorganisation wird durch ein Regelwerk festgelegt, das in dem Menüpunkt “Inhaltsregeln” auf Inhaltstyp und Metadaten genau festgelegt werden kann. Neu ist das Definieren auf Metadatengenau. So kann ein Dokument zwar dem gleichen Inhaltstyp angehören, aber durch verschiedene Metadaten in unterschiedlichen Bibliotheken landen.

In den Regeln können Prioritäten vergeben werden, so daß im Falle mehrerer zutreffender Regeln die der Prioritätsstufe nach wichtigere Regel greift.

Es können durchaus in einer Regel mehrere Metainfos überprüft werden.

Zuletzt gibt man in den Regeln noch an, in welche Bibliothek das Dokument verschoben werden soll und ob andere Inhaltstypen mit dieser Regel überwacht werden sollen (Alternativen).

Ein * erlaubt unbekannte Inhaltstypen in eine eigene Bibliothek zu routen.

Ablagebibliothek

Wichtig ist dabei, dass Benutzer in die Bibliothek “Ablagebibliothek” hochladen, die beim Aktivieren des Inhaltsorganisationsfeatures erstellt wird.

Während des Hochladens erhält man bereits die Information, dass die Inhaltsorganisation das Routing des Dokuments übernimmt.

Und gibt abschliessend die Information über den Ablageort des Dokuments aus.

Sofern in den Regeln Einstellungen unternommen wurden, dass nach Metainfos gruppiert werden sollen, werden die Dokumente in Ordnern, welche den Namen der Metainfos besitzen hochgeladen.

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