Sharepoint Metadaten in Office verwenden

Dokumente, Bilder, Musikdateien oder Videos haben mehr Informationen zu bieten als Titel oder Dateiname. Nur wie sollten man neben den üblichen “Zusatzdaten” wie Auflösung, GEO-Tag noch weitere Informationen mitgeben? Metadaten übernehmen das. Einer der wichtigsten Gründe überhaupt, Dokumente in Sharepoint Bibliotheken abzulegen. Diese frei zu vergebenden Metadaten sind im Dokument nicht zu finden, sondern werden , im Falle von Office Dokumenten, neben den eigentlichen Dokumentinhalten in zusätzlichen Dateien abgespeichert.
(Office Dokumente sind prinzipiell nur noch verpackte Ordner. der z.B docx (item4.xml Datei gepeichert.)

Inhalt eines Word DOCX Dokuments

Inhalt der Item4.xml Ordner CustomXML), in dem die Metadaten auch offline zu finden sind.

Interessant ist allerdings die Metadaten in das Dokument einzubauen, was einige Vorteile bietet:

• Ein Suchen und Ersetzen ist nicht notwendig, da im Text lediglich eine Verknüpfung zu den Metadaten stattfindet.
• Das Dokument muss nicht geöffnet werden, wenn lediglich die Metadaten im Inhalt geändert werden sollen.
• Metadaten können per Workflow geändert werden
• Die Dokumenten-ID könnte in die Fusszeile eines Dokuments bereits per Vorlage eingefügt werden.

Wie gehts?

 

Metadaten aus Sharepoint in Office Dokumenten

 

Im Text die Position markieren an der die Metadaten erscheinen sollen und anschliessend unter Einfügen—> Schnellbausteine –> Dokumenteneigenschaften die gewünschten Metadaten wählen.

 

Einfügen von Sharepoint Metdaten in Office Word.

 

Das ganze funktioniert auch in der Foundation. Notwendig ist lediglich Office 2007 oder höher. Die Dokumenten-ID ist allerdings nur in der Enterprise Version vorhanden und erscheint erst nach dem Speichern, Schliessen und Neu-Öffnen des Dokuments.