Seit SharePoint 2010 gibt es neuen Inhaltstyp, der Schwung in die Dokumentenverwaltung bringt. Viele Defizite des Ordnersystems werden mit Dokumentenmappen behoben. So zum Beispiel können Metadaten einer Dokumentenmappe auf deren Inhalte vererbt werden. Bevor man Dokumentenmappen verwendet, müssen diese allerdings in der Websitesammlung unter Websitesammlungsfeatures (Dokumentenmappen) aktiviert werden.
Aber nun der Reihe nach…
Der Dokumentencenter bringt bereits Dokumentenmappen als Inhaltstyp mit. In jeder anderen Websitevorlage muss der Inhaltystyp erstellt werden.
==> Websiteeinstellungen ==> Websiteinhaltsytpen
In der Übersicht der Übergeordneten Inhaltstypen findet sich auch der, der Dokumentenmappe.
Für das kommende Beispiel wurde noch zwei weitere Inhaltstypen (Dokument) erzeugt.
Sobald der Inhaltstyp angelegt wurde, lassen sich bereits einige Vorteile erkennen:
Unter Einstellungen für Dokumentenmappen (s. 1) lassen sich diverse weitere Einstellungen tätigen:
..und so könnte eine Dokumentenmappe Willkommensseite aussehen. Die Aussehen lässt sich natürlich auch in den Einstellungen der Inhaltstyps in der Bibliothek einstellen.
Bevor man einen neunen Inhaltstyp hinzufügen möchte, muss erst in den Einstellungen der Bibliothek das Inhaltstypenverwaltung zugelassen werden
Hat man dies erledigt, lassen sich weitere Inhaltstypen zur Bibliothek hinzufügen…
Im folgenden Beispiel wird der der Inhaltstyp Projektmappe hinzugefügt.
Nun steht die Dokumentenmappe zur Verfügung.
Beim Anlegen der Dokumentenmappe werden die erforderlichen Metadaten angegeben.
Nachdem die Dokumentenmappe angelegt wurde, ist auch schon die angepasste Willkommensseite zu sehen, sowie die Standarddokumente, die beim Erzeugen des Inhaltstyps hochgeladen worden sind. Natürlich kann auch dies in den Einstellungen der Bibliothek (im Inhaltstyp selbst) ebenfalls konfiguriert werden.
Wie jeder andere Inhaltstyp auch, kann die Dokumentenmappe einen eigenen Workflow besitzen…
..der nur auf der Dokumentenmappe statt findet.
Die Dokumente innerhalb der Dokumentenmappe haben deren Metadaten vererbt bekommen.
Innerhalb der Dokumentenmappe lassen sich nur die Inhaltstypen wählen, die man eigens dafür angeben hatte. Ordern sind leider nicht möglich.
Dokumentenmappen sind Inhaltstypen und somit erstklassig für den wiederverwendbaren Einsatz geeignet:
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eine interessante ansicht. vor allem nicht der allgemeine einheitsbrei, wie ich finde.