Der bessere Ordner – Dokumentenmappen in Sharepoint 2010

Seit SharePoint 2010 gibt es neuen Inhaltstyp, der Schwung in die Dokumentenverwaltung bringt. Viele Defizite des Ordnersystems werden mit Dokumentenmappen behoben. So zum Beispiel können Metadaten einer Dokumentenmappe auf deren Inhalte vererbt werden. Bevor man Dokumentenmappen verwendet, müssen diese allerdings in der Websitesammlung unter Websitesammlungsfeatures (Dokumentenmappen) aktiviert werden.

Aber nun der Reihe nach…

Dokumentenmappen = Inhaltstyp

Der Dokumentencenter bringt bereits Dokumentenmappen als Inhaltstyp mit. In jeder anderen Websitevorlage muss der Inhaltystyp erstellt werden.

==> Websiteeinstellungen ==> Websiteinhaltsytpen

In der Übersicht der Übergeordneten Inhaltstypen findet sich auch der, der Dokumentenmappe.

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Für das kommende Beispiel wurde noch zwei weitere Inhaltstypen (Dokument) erzeugt.

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Sobald der Inhaltstyp angelegt wurde, lassen sich bereits einige Vorteile erkennen:

  • Workflows auf Dokumentenmappen (s. 2)
  • eigene Inhaltsrichtlinien (s. 3)

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Unter Einstellungen für Dokumentenmappen (s. 1) lassen sich diverse weitere Einstellungen tätigen:

  • zulässige Inhaltstypen: Hier können bereits bestehenden Inhaltstypen hinzufügen. Nur diese können innerhalb einer Dokumentenmappe als “neues Dokument” gewählt werden
  • Standardinhaltstyp:  Bei Anlegen einer neuen Dokumentenmappe werden, diese standardmäßig hinzugefügt. Die Datei, die man hier hinzufügt sind allerdings keine Vorlagen, sondern Standarddokument wie .docx oder etwa .xlsx
  • Freigegebene Spalten: Die markierten Metadaten werden von der Dokumentenmappe auf die darin befindlichen Dokumente vererbt. Sofern diese dieselben Metadatenspalten aufweisen.
  • Willkommensseite: Beim Öffnen einer Dokumentenmappe, wird eine eigene Webpartseite geladen. Diese kann hier angepasst werden, wie z.B. Einbinden von Kontaktdaten, ExcelServices Grafiken, Bilder, etc…

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..und so könnte eine Dokumentenmappe Willkommensseite aussehen. Die Aussehen lässt sich natürlich auch in den Einstellungen der Inhaltstyps in der Bibliothek einstellen.

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Hinzufügen eines Dokumentenmappen-Inhaltstyps zu einer Bibliothek

Bevor man einen neunen Inhaltstyp hinzufügen möchte, muss erst in den Einstellungen der Bibliothek das Inhaltstypenverwaltung zugelassen werden

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Hat man dies erledigt, lassen sich weitere Inhaltstypen zur Bibliothek hinzufügen…

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Im folgenden Beispiel wird der der Inhaltstyp Projektmappe hinzugefügt.

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Verwendung von Dokumentenmappen

Nun steht die Dokumentenmappe zur Verfügung.

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Beim Anlegen der Dokumentenmappe werden die erforderlichen Metadaten angegeben.

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Nachdem die Dokumentenmappe angelegt wurde, ist auch schon die angepasste Willkommensseite zu sehen, sowie die Standarddokumente, die beim Erzeugen des Inhaltstyps hochgeladen worden sind. Natürlich kann auch dies in den Einstellungen der Bibliothek (im Inhaltstyp selbst) ebenfalls konfiguriert werden.

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Wie jeder andere Inhaltstyp auch, kann die Dokumentenmappe einen eigenen Workflow besitzen…

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..der nur auf der Dokumentenmappe statt findet.

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Die Dokumente innerhalb der Dokumentenmappe haben deren Metadaten vererbt bekommen.

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Innerhalb der Dokumentenmappe lassen sich nur die Inhaltstypen wählen, die man eigens dafür angeben hatte. Ordern sind leider nicht möglich.

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Fazit

Dokumentenmappen sind Inhaltstypen und somit erstklassig für den wiederverwendbaren Einsatz geeignet:

  • Dokumentenmappen haben viele Vorzüge, was das Handling von Dokumenten in Ordern anbelangt:
    • Versionierung findet auf Niveau der Dokumentenmappe statt und nicht auf den einzelnen Dateien innerhalb der Dokumentenmappe
    • Workflows werden auf der Dokumentenmappe angewandt
    • Gemeinsame Berechtigungen
  • Dokumentenmappen stehen per WebDAV als Ordner zur Verfügung, dort könnten wiederum Unterordner anlegt werden.
  • Ordern in Dokumentenmappen stehen in der Browseroberfläche nicht zur Verfügung.

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