SharePoint 2010 Liste Filter mit Metataten und Ansichten

Problem: Es gibt eine Bestehen Liste oder Dokumenten-Bibliothek in der sehr viele Elemente sind. Jetzt sollen aber nicht alle Elemente oder Dokumente dem Benutzer gleich zur Verfügung stehen.

Ziel ist es dem Benutzer, wenn er die Liste auf ruft erst mal keinen Inhalt zur Verfügung stellen. Erst wenn der Benutzer über die Metadaten die Daten gefiltert hat stehen ihm die gefilterten Elemente bereit.

Was benötigen wir dafür?

1. Metadaten auf die wir Filtern können

2. je eine Ansichten pro verwendetes Metadatenelement

3. die Standard-Ansicht mit keinen zurück gelieferten Inhalten.

Schauen wir uns erst die Metadaten an. Ich verwende in dem Beispiel die Metadaten wie im Bild ersichtlich. Diese habe ich im Metadatenstore schon angelegt.

Des weiteren hab ich meine Liste, bei mir eine Dokumentenbibliothek schon angepasst und die Metadaten der einzelnen Dokumente zugeordnet.

Als nächstes erstelle ich mir die Ansichten. Hier benötige ich jetzt vier Stück.  Je eine für die Metadaten Wert1, Wert2, Wert3. Diese Ansichten sind Standardansichten und werden immer gefiltert auf die Metadatenspalte und den Inhalt bzw. Wert1. Des weiteren erstelle ich eine Neue Ansicht für alle Dokumente. Damit auch alle Dokumente in der Bibliothek angezeigt werden können, da ich die Standard-Ansicht verändern werde.

Ein Filterung einer Ansicht sieht folgender maßen aus. Die Filterung “Metadaten” ist die Bezeichnung der Spalte die ich als Metadatenspalte erstellt habe.

Jetzt geht es an die Standard-Ansicht diese Filter ich ganz einfach nach der Spalte ID, setze den Operator auf “ist kleiner als” und fülle den wert mit der “0”. Dann sollte keine Dokument mehr in der Ansicht angezeigt werden.

Kommen wir jetzt zum Interessanten Teil der Dokument-Bibliothek und der Filterung der Elemente. Hierfür gehe ich in die Einstellung der Dokumentenbibliothek. Unter dem Bereich “Allgemeine Einstellungen” widme ich mich erst dem Punkt “Navigationseinstellungen für Metadaten”. In den Navigationseinstellungen für Metadaten für ich bei der Navigationshierarchie die Spalte “Metadaten” auf der  rechten Seite hinzu und entferne hier den Ordner und bestätige die Einstellung mit OK. Im Bereich Schlüsselfilter nehme ich keine Einstellungen vor. Die Schlüsselfilter funktionieren bei der Filterung und den Ansichten nicht. Hier muss explizit die Navigationshierarchie verwendet werden.

Als nächstes nehme ich die unter dem Bereich Allgemeine Einstellungen den Punkt Ansichtseinstellung für Speicherort vor. Ich nehme die Einstellungen in den folgenden Bilder vor. Nicht vergessen zwischen jedem anpassen der Ansichten für die Metadaten immer auf Übernehmen zu drücken das die Einstellungen übernommen werden.

Standard(Bezeichnung der Liste):

Wert1:

Wert2:

Wert3: Genauso wie Wert1 oder Wert2.

Danach bestätige ich alles mit OK und gehe zurück in die Liste. Hier sollte jetzt keine Dokument/Element mehr angezeigt werden da die Standard-Ansicht kein Ergebnis zurückliefert wie im Bild zusehen.

Wenn ich nun im linken Bereich unter der Navigation den Metadatenwert “Wert1” auswähle wird die Filterung angezeigt und auch die dementsprechende Ansicht, die ich erzeugt habe dafür geladen.

 

Das war ein kurzer Einblick in die Ansicht-Filterung mit den Metadaten. Man sieht hier ist viel möglich.

Gruß Chris