Dokumente verwalten mit Windows 2008 R2 und Sharepoint 2010 (Teil 1) – Dokumentenklassifizierung unter Windows 2008 R2

Einer der größten Vorteile von Sharepoint gegenüber dem Dateisystem ist das Unterstützen von nahezu beliebig vielen Metadaten zu Dokumenten. Also Daten, die im eigtl. Dokument gar nicht vorhanden sind. Diese Metadaten können für die Suche, aber auch für das Verwalten der Dokumente verwendet werden (Ansichten, zusätzliche Informationen, etc..)

Dennoch werden in vielen Fällen Dokumente sowohl in Sharepoint, als auch im Dateisystem abgelegt. Das hat zur Folge, dass beim evtl späteren Upload zu Sharepoint Bibliotheken mit viel Mühe Metadaten nachgepflegt werden müssen. Das muss seit Windows 2008 bzw. insbesondere seit Windows 2008 R2 kein Problem mehr sein. Hier können ebenso Metadaten (sogar automatisiert) vergeben werden und sind in Sharepoint wiederverwendbar.

 

Windows 2008 R2 – Ressourcenmanager

Windows 2008 R2 kann mit Hilfe des Ressourcenmanagers eine Klassifizierung der Dokumente vornehmen.

 

Ressourcenmanager

Diese Funktion muss als Rollendienst zu den Dateidiensten hinzugefügt werden.

Innerhalb des Ressourcenverwaltung befindet sich nun die Möglichkeit Klassifizierungseigenschaften zu definieren und per Klassifizierungsregeln den Dokumenten zuzuweisen.

Klassifizierungseigenschaften entprechen dabei Metadaten in Sharepoint und werden beim Upload übernommen.

Klassifizierungseigenschaften

 

Zunächst müssen die zu vergebenden Eigenschaften definiert werden. Die Konfiguration ist denkbar einfach und selbstredend. Die Eigenschaften können wahlweise Ja/Nein, Text, Zahlen usw sein.

Klassifizierungseigenschaften

 

Klassifizierungsregeln

 

Per Regel vergibt die Ressourcenverwaltung die Klassifizierungseigenschaften. So können beispielsweise Klassifizierungen über alle Dokumente ortsabhängig (alle Dokumente unterhalb eines Ordners und Unterordner)

Klassifizierungseigenschaft Ordner

oder auch inhaltsabhängig vergeben werden.

 

 Klassifizierungseigenschaft Inhalt 2  

Wie man hier sieht, kann die Regel auch deutlich komplexer ausfallen, wie z.B. mit Hilfe von RegularExpressions.

! Achtung: Im Falle Regular Expression: Es ist wichtig hier auch “RegularExpression” einzutragen. Bei vielen Dokumenten kann sich das auch nachteilig auf die Performance auswirken.

Die Inhalte, die hier durchsucht werden können, sind im Großen und Ganzen jedes Office, Text und Webdokument, sowie auch TIFF Bilder. Die Schrifterkennung bzw. iFilter ist Windows 2008 bereits eingebaut und muss lediglich installiert werden.

Abschließend muss noch ein Plan festgelegt werden , wann und wie oft Windows die Dokumente klassifizieren soll und in welcher Form der Bericht geliefert werden soll. Die Klassifizierung läßt sich aber auch sofort durchführen.

Klassifizierung Ergebnis

Öffnet man das Dokument in Office etwa, kann man sich erweiterten Eigenschaften anzeigen lassen.

Eigenschaften im Dokument

 

weiter gehts mit Teil 2: Inhaltsregeln organisieren Dokumente – Sharepoint Content Organizer

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11 thoughts on “Dokumente verwalten mit Windows 2008 R2 und Sharepoint 2010 (Teil 1) – Dokumentenklassifizierung unter Windows 2008 R2

  1. Hallo,

    ich habe seit ein paar Tage mit dem Ressourcen Manager gearbeitet. Leider habe ich das Problem , dass ich es nicht hinbekommen bereits vergebene Eigenschaften gesammelt löschen. Bei einer Klassifizierung ist mir ein Fehler unterlaufen und diese Eigenschaften bekomme ich nun nicht mehr gesammelt aus den Eigenschaften entfernt.
    die Eigenschaft einzeln zu löschen ist das kein Problem, aber ich habe einen Ordner mit über 300 Dateien mit einer bestimmte Eigenschaft belegt. Jetzt jede Datei anzuklicken und die falsche Eigenschaft zu entfernen ist sehr zeitaufwendig.
    Könntet ihr mit hierfür eventuell einen Tipp geben.
    Gruß
    Tiac

  2. Die Eigenschaft selbst sollte aus der Datei gelöscht werden.

    Wir haben die Klassifizierungseigenschaft Abteilung mit einem Wert vergeben, leider war dieser Wert falsch. Dann haben wir diese Klassifizierungseigenschaft komplett gelöscht, eine neue Klassifiezierungseigenschaft angelegt und den richtigen Wert für die Abteilung vergeben. Leider tauchen in meinen Dokumenteneigenschaften jetzt beide Klassifizierungen mit dem Namen Abteilung und den unterschiedlichen Werten auf.
    Beim Upload ins SharePoint, wo natürlich eine Spalte mit dem Name Abteilung vorhanden ist, wird kein Wert übernommen.
    Testweise, habe ich manuell die falsche Eigenschaft gelöscht. Beim Upload des Dokuments wurde dann der Abteilungswert in ShartePoint übernommen.
    Wir dachten, dass beim Löschen der kompletten Klassifizierungseigenschaft und einem neuem Klassifizierungslauf, die alten bzw. falschen oder ungültigen Eigenschaften in der Datei verschwinden. Das war leider nicht so.
    Haben wir etwas falsch gemacht?
    Bis jetzt haben wir keine Möglichkeit gefunden, bereits vergebene Klassifizierungseigenschaften über den Ressourcenmanager zu löschen.
    Für jeden Tipp oder Hinweis bin ich dankbar.
    VG
    Tiac

    1. Die Eigenschaften sind nun Bestandteil des Dokuments. Ich würde aus der Ferne vermuten, dass die Eigenschaften per Guid in Dokument zugewiesen werden. Schau doch einfach mal in den Dokumenteigenschaften rein und kontrollieren die mal bzw versuch die dort zu löschen

  3. Hallo,

    Da ich leider nirgends eine genaue Anleitung oder ähnliches finde, muss ich mich leider wieder auf diesem Weg melden.

    Kann es sein, dass PDF’s die erstellte Eigenschaft nicht übernehmen? Wir hatten jetzt 2-3 PDF’s hochgeladen, die eigentlich eine bestimmte Eigenschaft hätten haben müssen.
    Leider wurden diese Dokumente ohne die Eigenschaften übernommen. Doc und Xls Dokumente die sich in dem gleichen Ordner befanden, übernehmen die Klassifizierungseigenschaften problemlos.

    Über eine kurze Infos wäre ich sehr dankbar.
    VG
    Tiac

  4. Hallo Fumus,
    danke für deine Antwort.
    Ja, die Dokumenteigenschaften lassen sich löschen.
    Ich dachte, man könnte die Eigenschaften gesammelt löschen, leider bekomme ich es nur hin die Eigenschaften einzeln von jedem Dokument zu löschen.
    Wenn ich das richtig verstehe, ist es nicht möglich Eigenschaften über den Ressourcen Manager zu löschen, oder?

    Mit den PDF’s kann dir nicht ganz folgen… Wenn wir einen Vertrag per Post erhalten und diesen Vertrag dann in Sharepoint ablegen wollen, scannen wir den Vertrag ein. Dieser gescannten PDF können wir dann keine Eigenschaften über den Ressourcen Manager geben?
    In unserem Unternehmen sind viele PDF Unterlagen abgelegt. Besteht denn keine Möglichkeit den PDF’s Eigenschaften zu vergeben, die auch im Sharepoint „erkannt“ werden?

    Ich hoffe du kannst mir etwas weiter helfen. Leider finde ich im Internet nicht viele hilfreiche Informationen zum Ressourcen Manager.

    VG
    Tiac

  5. Hallo,
    ich bin es leider schon wieder! Wir haben uns jetzt alles noch einmal angeschaut und dabei festgestellt, dass die PDF’s die vergebenen Eigenschaften besitzen. Auf dem Server sehen wir, dass alle Dateitypen die gewünschten Eigenschaften aus der Klassifizierung übernehmen. Allerdings werden die Eigenschaften nur für Office Dateitypen (Word-, Excel-, Powerpoint-Dateien) im Sharepoint übernommen. PDF’s, Jpg, Txt etc, besitzen die Eigenschaften aber für diese Dateitypen werden die Eigenschaften einfach nicht übernommen.
    Muss man das eventuell irgendwo einstellen? Ich dachte Sharepoint wäre es egal, welchen Dateitypen wir hochladen, die Eigenschaften würde er immer übernehmen.
    Vielleicht hast du ja noch einmal einen Hinweis für mich.

    VG
    Tiac

  6. Hallo,

    also soweit mit bekannt, ich kann mich da auch täuschen, werden die über die Klassifizierung übergebenen Eigenschaften Bestandteil des Dokuments. Wenn du zB ein Worddokument, das eine bestimmte Eigenschaft über die Klassifizierung bekommen hat, findest du diese wieder, wenn du das docx in .zip umbenennst, anschliessend entpackst und dann mal in die custom.xml des docprops Ordners schaust. Beim pdf wird das schwieriger werden. Stell dir al vor, du hast ein .cad Dokument. Wie kommt die Eigeschaft dort rein. Das kennt kein Mensch bzw Windows 😉 Wenn Sharepoint und Windows cool wäre, würde man unter Windows tatsächliche Dateiattribute vergeben und könnte mit denen in Sharepoint weiterarbeiten… Ohne weiter mal nachgesehen zu haben, wirst du als Dateiattribut nichts von den Klassifierungseigenschaften finden…
    Icvh werde trotzdem mir das mal auf den Zettel schreiben und das mal evaluieren…

    Grüße
    Fumus

  7. Hallo Fumus,

    vielen Dank für deine Antwort. Ich hatte ein bisschen die Hoffnung, dass man in Sharepoint eventuell nur irgendwo einen Haken setzen muss oder eine Software nachinstallieren kann, damit er die Eigenschaften, unabhängig vom Dateityp, „erkennt“.
    Dann müssen wir uns wohl nach einer anderen Upload Methode umschauen, da wir leider doch relativ viel mit anderen Dateitypen (pdf, jpg, gif, txt) arbeiten.
    Noch einmal vielen, vielen Dank für deine Antwort.

    Grüße
    Tiac

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